Minha experiência em negócios me ensinou uma coisa verdadeira: Que maximizar sua produtividade, felicidade, paz e seu impacto pode ser melhor realizado se você compreender claramente o disposto nas 12 Regras do Tempo.
1. Estabelecer metas
Ser mais eficiente com o seu tempo é irrelevante se você não sabe como pretende gastá-lo. Na gestão do tempo, a bússola é mais importante que o relógio. Saiba onde você quer ir e onde vai gastar seu tempo com as coisas que chegar lá.
Muitas pessoas gastam energia tentando ser mais eficientes, sem primeiro fazer o que é importante: a definição de objectivos. É como estar perdido em seu caminho para uma nova cidade. Conduzir a velocidades não ajuda se você está indo na direção errada. Descobrir que rumo a seguir e estabelecer metas.
Uma vez que você preparou, a sua lista de objetivos irá revelar o que é importante para você.
2. Analisar a forma como você gasta seu tempo
É sempre bom saber como você está gastando seu tempo agora. Você pode acompanhar a cada 15 minutos, por exemplo com um despertador, quando soa, anote exatamente o que você está fazendo. Alternativamente, dividir o seu dia em blocos de 15 minutos e um registo de cada atividade que você faz.
Uma vez que você registra o seu tempo, analisá-los. Como eles se comparam aos seus objetivos? Está você passando o tempo no que são as suas prioridades?
3. Mantenha uma lista de tarefas
Isto soa simples demais, mas realmente é a base de todos os tempos e sistemas de gestão. Sua lista de tarefas pode ser eletrônica, em papel de fantasia, encadernado em um caderno ou em folhas soltas. A chave é ter tudo que você quer alcançar em uma lista. Minha lista de tarefas pode ter um item de uma linha sobre ele, como “escrever relatório da semana”, que remete para um arquivo muito maior, ou mesmo uma caixa de arquivo sobre esse item.
4. Priorizar a sua lista
Uma vez que você tem a lista, determinar quais são os itens importantes. Marque-los com uma caneta, uma caneta vermelha, ou de qualquer outra forma que faz com que eles se destacam.
Às vezes, encontrar a minha lista de tarefas é muito grande. Deve colocar cada item na lista de tarefas com uma chamada para fora tipo “prestar atenção”. Embora a maioria deles não foram apontados como importantes. Nestes casos, eu levo uma folha de papel em branco e anoto apenas os três ou quatro itens mais importantes. Esses são os únicos a se concentrar.
5. Controle da Procrastinação
Eu uso uma série de truques para quebrar qualquer tendência persistente para procrastinar. Por exemplo, eu uso uma cópia digital de minha lista de tarefas. Imprimo-la a cada poucos dias, como novos itens são adicionados as concluídas caiem fora. É nessas horas que eu olho para os itens que eu tenha marcado como alta prioridade, mas que não estão apenas sendo feitos.
As pessoas costumam dizer que tenho um grande auto-controle. Na verdade, porém, muito do que é o controle para mim é o ambiente. Eu controlo o meu ambiente para eliminar as coisas que eu possa usar para procrastinar. Remova os jogos para fora de seu computador, por exemplo, vender a sua TV, e livrar-se dos postos de trabalho que você usa para evitar as tarefas importantes.
Eu desenvolvi um hábito eficaz que ajudou a quebrar-me de procrastinação: “Faça o pior primeiro.” No início de cada dia, eu faço uma tarefa que está causando mais esforço, e que não tenha sido ainda feito. Às vezes eu apenas vou dar-lhe um quarto de hora – com base na teoria de que eu posso estar apenas sobre qualquer coisa por 15 minutos. Muitas vezes é curto mas este impulso me quebra completamente da rotina.
Se eu ainda me encontro a procrastinar, eu revejo minhas razões para estabelecer uma meta. Para criar motivação extra para completar uma tarefa, reforçar as razões pelas quais deve ser feito. Da mesma forma, muitas pessoas recompensa-se para concluir um trabalho.
6. Organize
Organização e gestão do tempo estão ligados. Eu acho que eu tenho feito coisas importantes quando tenho todas as ferramentas que preciso para realizar o trabalho.
O oposto da organização – o caos, a desordem, a desorganização – geralmente conduz a obra ocupada. Se sua mesa está empilhada, cada pedaço de papel diz “olhe para mim.” Você pode acabar fazendo um monte de trabalho sem nunca conseguir fazer coisas importantes.
7. Delegue
Uma maneira de expandir o seu tempo é fazer os outros ajudá-lo com ele. A chave para a delegação é de entregar todas as tarefas que alguém pode fazer muito mais rápido ou mais facilmente do que você pode.
Se você está reclamando que você não tem ninguém trabalhando diretamente para você quem você pode delegar tarefas? Não há problema. Considere delegando a um ponto, um superior, um fornecedor, ou mesmo um cliente. Tratar delegação como as redes: quem na sua rede seria melhor para o trabalho?
Em alguns casos será necessário investir-se à frente para treinar alguém para que ele ou ela pode assumir uma tarefa de vocês. A poupança a longo prazo são geralmente uma mais valia frente aos custos.
Depois de delegação, lembre-se de agradecer de forma adequada. Você poderia pensar que as pessoas se ressentem de ser delegadas, mas exatamente o oposto é verdadeiro. As pessoas gostam de ser delegadas, especialmente se for para fazer algo que seja bom para eles.
8. Eficiência – O poder do tempo
O melhor truque que eu encontrei é “O Poder do tempo.” O que você pode fazer enquanto você dirige? Enquanto você anda? Quando você limpa? Enquanto você assiste TV? Eu sou um grande defensor de fita de áudio (cd-rom) e freqüentemente ouço as fitas enquanto estou fazendo outra coisa.
Sendo uma pessoa techno, eu amo todos os softwares da organização lá fora, que me permite manter meus contatos, listas de tarefas e compromissos. Eu também uso gadgets como celulares, wireless e-mail, e assistentes pessoais digitais. O bom uso da tecnologia pode poupar tempo valioso.
9. Está certo dizer não
Dizer “não” pode ser a ferramenta mais poderosa do tempo que você pode facilmente dominar. Quando alguém lhe pede para fazer alguma coisa, pergunte a si mesmo como isso é importante. Isso ajuda você a atingir seus objetivos? Nem sempre buscar razões para sair de fazer as coisas, mas é uma estratéga sobre o que você assumir fazer ou não fazer.
Isso não significa que eu sempre digo “não” quando sou solicitado a ajudar. Mas se eu disser não, eu sou sempre educado e discreto, e tento sugerir alguém que iria fazer o trabalho bem.
10. Foco
100% foco e concentração em uma tarefa ao mesmo tempo pode ser muito poderoso. Elimine distrações. Foco na tarefa. Quando você está bem organizado e preparado, quando a sua energia e poder são grandes, muitas vezes você pode completar uma tarefa em 20% do tempo que seria necessário quando você está distraído ou está aberto a interrupção.
11. Construa o seu banco de eficiência
Alta eficiência não é possível se você não cuidar de si mesmo. Comer direito, exercícios, dormir bem e beber moderadamente. Mamãe sabia melhor: todas as coisas que ela disse que estava bom para você só acontecerá a ser o melhor para a sua eficiência.
Creio também que a meditação pode ser uma ótima maneira de construir a sua eficiência. Poderia ser a meditação transcendental, Zen, ou simplesmente encontrar uma maneira de entrar em um estado de relaxamento que lhe permite se concentrar na tarefa que tem de fazer.
Não importa como você o faz, recarregando suas baterias lhe dá o poder de fazer mais durante os tempos que você precisa estar no seu melhor.
12. Cuide de si mesmo
Não é possível estar “ligado” o tempo todo. Leve o tempo que você precisa para cuidar de si mesmo – corpo e alma – para que você possa alcançar o máximo de eficiência quando você precisa. Tenha uma lista de coisas que você gosta de fazer. Saiba quais as actividades para energizá-lo, e passar mais tempo fazendo isso. Isto lhe dará a força e a energia para ser mais produtivo quando você retornar ao trabalho.
Finalmente, uma palavra de aconselhamento. Se depois de ler até aqui você está se sentindo um pouco sobrecarregado, eu sugiro que você vá para o início do artigo e adicione a paz (contentamento) à sua lista de objetivos. A gestão do tempo não é sobre a adição de estresse, é sobre o que lhe dá o momento de ser a pessoa que você realmente quer ser.
